• Download als PDF
• Gebruiksvoorwaarden

Verwerkers­overeenkomst NeoDemos-werkruimte

Geen handtekening nodig. Deze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de gebruiksvoorwaarden. Wie een account opent voor een fractie, een griffie of zichzelf als raadslid, gaat daarmee akkoord; NeoDemos legt de geaccepteerde versie, het tijdstip en het account vast. Wil de Klant een ondertekend exemplaar voor het eigen dossier, dan kan de Klant dit document ondertekenen; dat verandert niets aan de inhoud.

Tussen

Verwerkings­verantwoordelijke, de "Klant": de fractie, de griffie of het raadslid dat de werkruimte gebruikt.

Verwerker, de "Leverancier".

Omdat de Leverancier een eenmanszaak is, treedt D.P.A. Tak als natuurlijk persoon zelf op als juridische tegenpartij; er is geen rechtspersoon waarvoor "vertegen­woordigd door" hoeft te worden vermeld.

1. Onderwerp en duur

1.1 De Klant en de Leverancier hebben een overeenkomst gesloten voor het gebruik van de NeoDemos-werkruimte: de gebruiksvoorwaarden van NeoDemos, aangevuld met een eventuele offerte ("Hoofdovereenkomst"). De Klant sluit de Hoofdovereenkomst en deze Verwerkers­overeenkomst door bij het aanmaken van het account akkoord te geven; een handtekening is niet vereist.

1.2 Deze Verwerkers­overeenkomst (AVG Art. 28 lid 3) regelt de verwerking van persoonsgegevens door de Leverancier namens de Klant in het kader van de Hoofdovereenkomst.

1.3 Duur: looptijd van de Hoofdovereenkomst. Bij beëindiging gelden de bepalingen in artikel 9 (export en verwijdering).

2. Verwerking: onderwerp, aard en doel

3. Instructies en zelfstandigheid

3.1 De Leverancier verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Klant, zoals vastgelegd in de Hoofdovereenkomst en deze Verwerkers­overeenkomst.

3.2 De Leverancier informeert de Klant onverwijld als een instructie naar diens mening in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving.

3.3 De Leverancier traint geen taalmodellen of andere AI-modellen op de inhoud van fractieconcepten of referentie­documenten, en legt dat ook contractueel op aan subverwerkers (zie artikel 6).

3.4 Productgebruik-analytics. De Leverancier registreert voor eigen doeleinden (productverbetering en dienstverlening) welke pagina's en functies ingelogde gebruikers gebruiken; voor deze verwerking treedt de Leverancier op als zelfstandig verwerkings­verantwoordelijke, zoals beschreven in de privacyverklaring op /privacy. De vastgelegde gegevens zijn beperkt tot een pseudoniem gebruikers-id, de gebruikte pagina's en functies en tijdstippen: geen inhoud van concepten, vragen of zoekopdrachten. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (AVG Art. 6 lid 1 sub b) en gerechtvaardigd belang (sub f). Bewaartermijn: 180 dagen, waarna automatische verwijdering. Opslag uitsluitend binnen de EU (Hetzner, Duitsland). Rapportages die aan de Klant of andere klanten worden getoond zijn altijd geaggregeerd per fractie; inzicht op het niveau van individuele gebruikers blijft beperkt tot intern beheer door de Leverancier.

3.5 Fractie-inhoud valt buiten de instructiebevoegdheid van derden, ook van de griffie. Dit artikel geldt wanneer de Klant een fractie is of een raadslid (de "Fractie"). De inhoud van de werkruimte van de Fractie (notities en hun versies, opmerkingen, annotaties, uploads, chats, de uitvoer van Uitgebreid en de gegevens in artikel 2 onder (b)) wordt uitsluitend verwerkt op instructie van de Fractie. Dat geldt ook wanneer de werkruimte onderdeel is van, of verbonden is met, een dienst die de Leverancier aan de gemeente of haar griffie levert, en ongeacht wat de overeenkomst met de gemeente of de griffie bepaalt. De gemeente, de griffie of een andere derde kan de Leverancier niet opdragen fractie-inhoud in te zien, af te geven, te wijzigen, te verwijderen of te tellen. De Leverancier weigert zo'n verzoek en meldt het onverwijld aan de Fractie, tenzij een wettelijke verplichting die melding verbiedt.

3.6 Een vordering of bevel van een bevoegde autoriteit tot afgifte van fractie-inhoud is geen instructie in de zin van artikel 3.1. De Leverancier geeft daaraan alleen gevolg voor zover de wet daartoe verplicht, beperkt tot wat gevorderd wordt, en meldt het vooraf aan de beheerder(s) van de Klant, tenzij de wet die melding verbiedt. Elke afgifte wordt vastgelegd zoals in artikel 4.2.

4. Vertrouwelijkheid (Art. 28 lid 3-b)

4.1 De Leverancier zorgt dat personen die onder zijn gezag werkzaam zijn en toegang hebben tot persoons­gegevens zich tot vertrouwelijkheid verbonden hebben.

4.2 Alleen D.P.A. Tak (eigenaar van de eenmanszaak NeoDemos) heeft operationele toegang tot database en servers. De Leverancier kijkt alleen in de inhoud van de Klant als de Klant daarom vraagt of als de wet dat afdwingt. Die inzage verloopt uitsluitend via een noodtoegang die (a) een reden en een dossiernummer vastlegt, (b) de beheerder(s) van de Klant per e-mail inlicht vóórdat er iets wordt ingezien, tenzij de wet die melding verbiedt, (c) elke geopende eenheid vastlegt met tijdstip maar zonder de inhoud, in een register dat de applicatie niet kan wijzigen of wissen en dat zeven jaar wordt bewaard, en (d) na ten hoogste vier uur vervalt. Beheerschermen van de Leverancier tonen geen fractie-inhoud. De Leverancier kan zichzelf, een ander beheerdersaccount of een alias daarvan niet tot beheerder van de Klant maken; elke aanwijzing van een eerste beheerder wordt vooraf aan de aangewezene gemeld en vastgelegd. Zolang de Leverancier één persoon is, is er geen tweede goedkeurder; de melding vooraf aan de Klant is de externe waarborg. Zodra het team groter wordt dan één persoon, komen er gescheiden rollen met een tweede goedkeurder (zie de DPIA, sectie 7).

5. Beveiligingsmaatregelen (Art. 32)

De Leverancier neemt de volgende technische en organisatorische maatregelen, beschreven in de DPIA van de werkruimte (secties 3 en 7):

6. Subverwerkers (Art. 28 lid 2 en lid 4)

6.1 De Klant geeft de Leverancier algemene toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers op de lijst hieronder, met dien verstande dat de Leverancier verantwoordelijk blijft voor hun handelen. Dezelfde lijst staat actueel op neodemos.nl/transparantie.

6.2 De Leverancier kondigt elke beoogde toevoeging of vervanging van een subverwerker veertien (14) dagen vooraf aan: met een melding in de werkruimte en op de transparantiepagina. Maakt de Klant bezwaar, dan kan de Klant de Hoofd­overeenkomst opzeggen per de ingangsdatum van de wijziging, zonder opzegtermijn.

6.3 De Leverancier zorgt dat met elke subverwerker een schriftelijke overeenkomst bestaat met ten minste dezelfde verplichtingen als deze Verwerkers­overeenkomst.

7. Bijstand aan betrokkenen (Art. 28 lid 3-e en f)

7.1 De Leverancier verleent de Klant passende technische en organisatorische bijstand bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (Art. 12-22) binnen dertig (30) dagen na ontvangst van het verzoek.

7.2 Concrete ondersteuning:

• Inzage: alle concepten, versies en regels uit het auditlog van een betrokkene worden geëxporteerd in een leesbaar formaat (Markdown en CSV).
• Rectificatie: een nieuwe versie, gemarkeerd als correctie; het auditlog blijft onveranderd, zodat de hashketen klopt.
• Verwijdering: direct onzichtbaar, met alle versies; na 30 dagen definitief verwijderd.
• Beperking: het lidmaatschap wordt beëindigd; dat werkt meteen, vanaf de eerstvolgende aanvraag.
• Bezwaar: het account wordt gedeactiveerd.

8. Inbreuk-meldplicht (Art. 33)

8.1 De Leverancier informeert de Klant onverwijld en uiterlijk binnen 24 uur na constatering van een persoonsgegevens-inbreuk per e-mail aan het e-mailadres van de beheerder(s) van het account.

8.2 De Klant meldt vervolgens, waar nodig, de AP binnen 72 uur conform Art. 33 lid 1, met ondersteuning van de Leverancier.

8.3 De Leverancier biedt alle redelijkerwijs benodigde informatie en bewijs (waaronder uittreksels uit het auditlog en de controle van de hashketen) om de meldplicht uit te voeren.

9. Beëindiging: export en verwijdering (Art. 28 lid 3-g)

9.1 Bij beëindiging van de Hoofd­overeenkomst, ongeacht de reden:

(a) De Leverancier maakt binnen dertig (30) dagen een volledige export van alle persoons­gegevens van de Klant beschikbaar in een leesbaar formaat (Markdown, CSV en waar van toepassing .docx). (b) De Leverancier verwijdert alle persoons­gegevens van de Klant uiterlijk zestig (60) dagen na beëindiging definitief uit de productieomgeving. Omdat back-ups met persoonsgegevens hooguit vijfendertig (35) dagen worden bewaard (artikel 5), zijn de gegevens uiterlijk vijfennegentig (95) dagen na beëindiging ook uit alle back-ups verdwenen. (c) Een schriftelijke verklaring van verwijdering wordt door de Leverancier afgegeven.

9.2 Het MCP-auditlog bevat geen inhoud (alleen gegevens over de aanroep en hashes) en wordt negentig (90) dagen na de aanroep verwijderd, ook na beëindiging. Daarna blijven alleen dagtotalen per tool zonder gebruikerssleutel bestaan. Het vastgelegde akkoord met deze Verwerkers­overeenkomst (versie, tijdstip, account) bewaart de Leverancier zeven jaar als bewijs van de overeenkomst.

10. Auditrechten (Art. 28 lid 3-h)

10.1 De Leverancier stelt aan de Klant alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de in deze Verwerkers­overeenkomst vastgelegde verplichtingen worden nageleefd.

10.2 De Klant heeft het recht, hoogstens éénmaal per kalenderjaar en op eigen kosten, een externe audit te laten uitvoeren door een onafhankelijke auditor (op minimaal 30 dagen schriftelijke kennisgeving).

10.3 De Leverancier mag een audit weigeren als het verzoek concurrentie­gevoelige informatie raakt of de normale bedrijfsvoering onevenredig hindert; in dat geval levert de Leverancier ander bewijs (vergelijkbaar met een SOC 2 type II-rapport, rapporten van penetratietests).

11. Toepasselijk recht en geschillen

11.1 Op deze Verwerkers­overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

11.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam.

Ondertekening (optioneel)

Deze Verwerkers­overeenkomst geldt zonder handtekening (zie de status bovenaan). Wil de Klant een ondertekend exemplaar, dan kan dat hieronder.

Bijlagen

• Bijlage A: operationele maatregelen (DPIA van de werkruimte, sectie 7).
• Bijlage A.1: aanvulling op de DPIA voor opmerkingen bij documenten.
• Bijlage B: Hoofdovereenkomst: de gebruiksvoorwaarden op neodemos.nl/voorwaarden, aangevuld met een eventuele offerte.
• Bijlage C: het plan voor de afhandeling van incidenten.